Tư cách lưu trú Nhật Bản là gì? Hồ sơ, thủ tục xin COE

Tư cách lưu trú Nhật Bản là loại giấy tờ vô cùng quan trọng đối với những ai sang Nhật vì lý do du học, làm việc, thăm thân,... Vậy chi tiết về hồ sơ cũng như thủ tục của quá trình xin giấy này là gì? Có giống với hồ sơ xin visa Nhật hay không? Bài viết dưới đây của TripU sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ thắc mắc trên. 

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là gì?

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, còn được gọi là COE (Certificate of Eligibility) -  là một loại giấy tờ quan trọng được cấp bởi Cục Xuất nhập cảnh tại Nhật nhằm xác nhận tư cách lưu trú hợp pháp của người nước ngoài hiện khi sống và làm việc tại Nhật Bản.

Nếu bạn dự định sẽ lưu trú tại Nhật trong thời gian trên 03 tháng với bất cứ lý do gì, bạn buộc phải có COE. Nếu không có giấy này, bạn sẽ bị xem là cư trú bất hợp pháp và bị trục xuất về nước.

COE là giấy chứng nhận tư cách của người nước ngoài tại Nhật Bản

Có rất nhiều loại tư cách lưu trú tương đương với mỗi mục đích khác nhau khi đến Nhật, và trên mỗi COE sẽ thể hiện rõ ràng các điều kiện và thời hạn cụ thể của việc lưu trú.

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú khác gì visa?

Nhiều người vẫn thường nhầm lẫn rằng visa và COE có chức năng và giá trị giống nhau, chỉ cần có giấy chứng nhận tư cách lưu trú thì sẽ không cần xin visa nữa. 

Tuy nhiên, đây là hai loại giấy tờ hoàn toàn khác nhau. Để dễ hình dung hơn, bạn có thể tham khảo qua bảng so sánh giữa giấy chứng nhận tư cách lưu trú và visa dưới đây:

Đặc biệt, nếu sang Nhật dưới diện du học sinh, lao động nước ngoài hoặc định cư lâu dài thì buộc sẽ phải có cả giấy tư cách lưu trú và visa Nhật. Chi tiết hơn, trình tự của thủ tục này là xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú trước, sau đó mới đem giấy này nộp cùng hồ sơ xin visa.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn thủ tục xin visa đi Nhật làm việc chi tiết nhất

Ai sẽ được cấp giấy tư cách lưu trú tại Nhật Bản?

Hiện nay, có đến 27 loại tư cách lưu trú khác nhau theo quy định của Chính phủ Nhật Bản để cấp cho những người đang hoạt động, làm việc, công tác tại Nhật trong từng trường hợp cụ thể:

• Giáo dục, giáo sư

• Y tế

• Du học

• Kỹ thuật viên, lao động, nghiệp vụ quốc tế

• Hoạt động văn hóa

• Nghiên cứu

• Truyền thông báo chí

• Tôn giáo

• Kinh doanh

• Nghệ thuật

• Luân chuyển công tác trong doanh nghiệp

• Kế toán

• Luật

• Kỹ năng

Hồ sơ xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản bao gồm giấy tờ gì?

Bộ hồ sơ xin tư cách lưu trú Nhật Bản về cơ bản sẽ bao gồm các giấy tờ như sau:

• Đơn xin tư cách lưu trú Nhật theo mẫu.

• Ảnh thẻ chụp trong vòng 03 tháng gần nhất, kích thước thước 3x4.

• Giấy chứng nhận đại học bản gốc (hoặc cao đẳng).

• Bảng điểm bậc học chuyển môn trở lên (bản gốc).

• Bản scan toàn bộ các trang trong hộ chiếu.

• Bản sơ yếu lý lịch.

• Giấy chứng nhận đóng thuế thu nhập cá nhân, thuế thị dân (trường hợp không có chứng nhận đóng thuế thì có thể nộp giấy biên nhận của năm vừa rồi).

• Nếu đang cư trú tại Việt Nam, đương sự có thể nộp bảng lương thay vì biên nhận đóng thuế.

• Bản dịch thuật sang tiếng Nhật của tất cả các giấy tờ ở trên.

Quy trình xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản

• Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ như trên và nộp cho Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản.

• Bước 2: Sau khi xem xét hồ sơ, nếu Cục Xuất nhập cảnh nhận thấy bạn hợp lệ thì sẽ cấp COE cho bạn.

• Bước 3: Nộp hồ sơ xin visa Nhật kèm theo COE tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán/Đại lý ủy thác visa Nhật Bản.

• Bước 4: Nhận kết quả visa cùng giấy chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản.

Có một điều bạn cần lưu ý, sau khi xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú thành công, bạn phải tiến hành nộp hồ sơ xin visa trong thời gian 3 tháng sau đó. Đồng thời, trong 03 tháng kể từ ngày có visa, bạn phải nhập cảnh Nhật Bản. Nếu không nhập cảnh, bạn sẽ vĩnh viễn không thể sang Nhật.

Sau khi nhận được COE cần nhanh chóng làm thủ tục xin visa Nhật Bản

Sau khi trình cục bao lâu thì có tư cách lưu trú Nhật Bản?

Tùy vào mục đích xin COE mà Cục Xuất nhập cảnh sẽ có thời gian xét duyệt hồ sơ khác nhau. Thông thường, quá trình này sẽ kéo dài từ 2 - 3 tháng sau khi nộp.

Các trường hợp xin tư cách lưu trú tại Nhật

Tùy vào trường hợp của từng cá nhân mà sẽ có hình thức xin tư cách lưu trú khác nhau. Cụ thể như sau:

Xin mới tư cách lưu trú

Những ai sang Nhật dạng du học sinh, tu nghiệp sinh hay kỹ sư,... đều phải xin tư cách lưu trú trước. Thông thường, hồ sơ xin COE lần đầu có thể mất tới 2 - 3 tháng mới nhận được kết quả. Giấy tư cách lưu trú này sẽ có thời hạn từ 6 tháng cho đến 1 năm tùy mục đích.

Gia hạn tư cách lưu trú tại Nhật

Khi tư cách lưu trú tại Nhật đã gần hết hạn và bạn có nguyện vọng tiếp tục ở lại Nhật Bản thì cần xin gia hạn tư cách lưu trú. Lưu ý rằng cần để ý thời hạn lưu trú của mình để sắp xếp đi gia hạn trước đó để không bị trục xuất về nước. Thời hạn phổ biến đối với du học sinh là 1 năm 3 tháng, còn đối với thực tập sinh là 06 tháng.

Cần gia hạn tư cách lưu trú trước khi COE hết hạn

Khi xin gia hạn, Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ rà soát lại toàn bộ các hoạt động của bạn trong thời gian lưu trú tại đây để đưa ra quyết định có gia hạn tư cách lưu trú cho bạn hay không.

Chuyển đổi tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Trong trường hợp bạn đã hoàn thành chương trình du học, muốn tiếp tục ở lại Nhật để đi làm hoặc đã kết hôn với người Nhật,... thì cần chuyển đổi tư cách lưu trú sang dạng đi làm, hoặc dạng tư cách lưu trú gia đình. Sau khi chuyển đổi mục đích tư cách lưu trú thì thời hạn lưu trú cũng sẽ thay đổi theo.

Phải đổi tư cách lưu trú Nhật Bản trước khi có những hoạt động ngoài tư cách lưu trú

Hãy lưu ý rằng, nếu như bạn tham gia vào hoạt động khác ngoài tư cách lưu trú hiện tại trước khi được Cục Xuất nhập chấp thuận việc chuyển đổi, bạn sẽ bị phạt do đã vi phạm quy định của luật nhập cảnh, thậm chí là bị trục xuất về nước.

Do đó, hãy có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để nộp hồ sơ xin chuyển đổi tư cách lưu trú một cách hợp pháp.

Đỗ COE có chắc chắn sẽ đậu Visa hay không?

Xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú và xin thị thực Nhật Bản là hai quy trình độc lập với nhau. Do đó, việc bạn đỗ COE không đồng nghĩa với việc bạn chắc chắn đậu visa. Vẫn có rất nhiều trường hợp đã xin được giấy chứng nhận tư cách lưu trú nhưng vẫn bị đánh trượt visa.

Nhận được COE không đồng nghĩa với việc bạn chắc chắn sẽ đậu visa Nhật

Thông thường, phỏng vấn chưa đạt yêu cầu chính là lý do trượt visa phổ biến nhất. Qua quá trình này, nếu người của cơ quan lãnh sự nhận thấy bạn sử dụng tiếng Nhật chưa thành thạo, hoặc có sự sai lệch, không thống nhất thông tin với các giấy tờ đã cung cấp thì sẽ bị đánh trượt visa.

Do đó, khi xin COE cũng như thị thực, đương sự cần khai báo chính xác và đầy đủ những thông tin được yêu cầu. Đặc biệt là hồ sơ xin visa, vì nếu bị đánh trượt, cơ quan lãnh sự sẽ không trả lời những câu hỏi về lý do rớt visa.

Lý do trượt COE Nhật Bản là gì?

Không giống như visa, mỗi hồ sơ bị trượt COE trả về đều sẽ kèm theo một mã lỗi và bảng tra cứu. Trường hợp không nhận được trường mã lỗi này, bạn hãy đề nghị bảng mã lỗi để có thể biết được chính xác nguyên nhân.

Hồ sơ bị trượt COE được đánh trường mã lỗi (Nguồn: Internet)

Nguyên nhân thường thấy khiến hồ sơ COE của bạn bị đánh trượt sẽ bao gồm các nhóm lỗi sau:

• Lịch sự nhập cảnh (từng bị trục xuất, tình trạng lưu trú trước kia tại Nhật không tốt,...).

• Không khai báo lịch sử (lịch sử xin COE, lịch sử nhập cảnh,...), không giải trình được lý do trượt COE trước đây (hoặc có giải trình nhưng không đầy đủ).

• Trình độ tiếng Nhật (thông qua các giấy tờ, chứng minh trình độ hoặc qua phỏng vấn).

• Giấy tờ trong hồ sơ không có độ tin tưởng hoặc nghi ngờ hồ sơ giả.

• Thiếu giấy tờ, hồ sơ.

• Người bảo lãnh (không đủ năng lực bảo lãnh, không chứng minh được nguồn tiền hợp pháp, mối quan hệ không quá thân thiết để bảo lãnh),...

Lưu ý: Toàn bộ mọi hồ sơ đã từng nộp tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản đều sẽ được lưu trữ trên hệ thống của cả nước Nhật. Chính vì thế, trường hợp đương sự bị đánh trượt COE tại cục Nagoya thì khi nộp hồ sơ COE lại tại Tokyo vẫn phải giải trình nguyên nhân bị đánh trượt. Tương tự ở các khu vực khác cũng vậy.

Lời kết

Qua những chia sẻ ở trên, chắc hẳn rằng bạn đã nắm được chi tiết quá trình xin tư cách lưu trú Nhật Bản cũng như các thắc mắc liên quan. Nếu cần biết thêm thông tin về xin COE cũng như thủ tục xin visa Nhật, hãy gọi ngay qua số hotline 0938 301 279 để được chuyên viên của TripU hỗ trợ tư vấn nhanh chóng nhất.